5 Princípios básicos para uma boa gestão de frota
Por Taís Alvim, diretora de Frota e Mobilidade da Pluxee
Um dos maiores desafios no setor de transporte e logística é o gerenciamento da frota, seja ela de qualquer porte. Quando bem executada, a gestão proporciona um melhor fluxo operacional, otimiza o tempo dos profissionais, reduz gastos e, claro, impacta nos lucros da empresa. Não me refiro apenas a evitar gastos desnecessários, mas também nos valores intrínsecos gerados por um serviço de entrega eficiente e pontual, que resulta em satisfação e fidelização de clientes.
Um estudo realizado pela Fundação Dom Cabral mostra que os gastos logísticos representam 12% do faturamento bruto de uma empresa no Brasil, podendo chegar a 26%, dependendo do segmento em que a companhia atua. A redução dos custos com a frota, portanto, impacta diretamente na despesa logística.
A melhor estratégia para administrar o universo que envolve os veículos corporativos sempre será a que, simultaneamente, aperfeiçoe os serviços e otimize custos operacionais. Mas, na prática, como você pode melhorar a gestão de frotas da sua companhia? É importante ter em mente os princípios básicos e aqui listo os cinco principais:
1. Controle o combustível
Um dos mais recorrentes anseios do gestor, principalmente o que roda longas distâncias. Muitas variáveis devem ser levadas em conta, como percurso, tipo de veículo, perfil do condutor e até condições climáticas. Adotar um sistema de gerenciamento de frotas pode ser um grande aliado para quem quer ou precisa simplificar a gestão. Em uma única plataforma de acesso, o gestor consegue estabelecer valores prévios em um cartão para pagamento de combustível, dado a cada motorista, e usufruir das negociações estabelecidas com postos parceiros que aceitam este cartão. Essa é uma ótima forma de otimizar os recursos da empresa, controlando melhor os gastos com combustível.
2. Treinar os condutores
É essencial estabelecer procedimentos padronizados para o atendimento e entregas. Consequentemente, os motoristas devem ser capacitados de forma constante para que estejam sempre atualizados em alguns aspectos importantes. Entre eles, os que envolvem direção segura e responsável, manutenção básica dos veículos, preservação da integridade das mercadorias e procedimentos para agir em caso de emergência. Vale lembrar que o condutor é um dos profissionais mais importantes da empresa e, como todos os outros, precisa ser parte dela. Salários adequados e uma boa oferta de benefícios não só valoriza esse colaborador, mas o motiva a desempenhar de forma cada vez mais eficiente as suas funções.
3. Monitorar as rotas
Aproveite as vantagens trazidas pelo avanço da tecnologia agregada aos sistemas de monitoramento por GPS. Hoje, o mercado oferece facilidades digitais que ajudam a determinar os melhores percursos, gerar economia de combustível e de pedágios. Monitorar as rotas também é uma forma muito eficaz de garantir a segurança dos funcionários e da carga, evitando áreas mais propícias a assaltos e acidentes.
4. Analisar os custos
O gestor precisa conhecer detalhadamente cada centavo investido nos veículos da sua frota. Isso é imprescindível para identificar excessos ou direcionamento incorreto de recursos. Reforço aqui que avaliar os custos não quer dizer cortar despesas, até porque muitas delas são extremamente importantes, como manutenção, por exemplo. Há diversos indicadores que compõem o TCO – Total Cost of Ownership – da frota e para os quais o trabalho de consultoria prestado pela empresa parceira para sua gestão de frota faz a diferença nestas análises.
5. Controlar a documentação
Administrar a documentação dos veículos é uma das obrigações mais importantes do gestor. Além disso, impostos, multas, seguro, notas fiscais, registros de manutenção e consumo de combustível devem ser muito bem-organizados e atualizados. Com isso, é fundamental para programar serviços preventivos e evitar gastos desnecessários. Para tanto, sugiro a utilização de plataformas online de gestão de frota, que fornecem um excelente custo-benefício e otimizam muito o tempo do gestor.
Apesar de citá-los como básicos, estes são princípios fundamentais se os veículos são o seu principal produto. Vale reforçar que, hoje, o setor tem à disposição plataformas completas de gerenciamento que oferecem facilidades. Entre elas, como otimização de despesas, definição de regras de consumo, recolhimento de notas fiscais, melhora no controle da documentação, preços de combustíveis mapeados e com possibilidade de negociação etc. Há soluções digitais de gerenciamento de frotas capazes de oferecer uma economia de até 20% nos custos com combustível, apenas estabelecendo regras de utilização e oferecendo relatórios de gestão que ajudam na tomada de decisão.
Em tempos de incertezas econômicas e inflação em alta, é preciso refletir sobre saídas que melhorem todo o ecossistema que envolve a atividade logística, tornando o setor ainda mais produtivo e eficiente.
*Taís Watanabe Alvim é Diretora de Frota e Mobilidade da Pluxee no Brasil. Ao longo de sua carreira, além disso, a executiva ocupou posições estratégicas nos mercados B2B2C e B2B em organizações nacionais e multinacionais, como ExxonMobil, Grupo Cosan, Raízen e Payly. Adicionalmente, atuou no Brasil e no Cone Sul em mercados de petróleo e gás, varejo de franquias e fintechs. Com isso, tem ampla experiência em startup e remodelagem de negócios, serviços e distribuição, planejamento estratégico e gestão de projetos. Além disso, é formada em Engenharia Química pela FAAP e em Coaching pelo Instituto EcoSocial. Ademais, possui MBA em Administração pela UFRJ, cursos de liderança pela UNC Kenan-Flager Business School e AMANA-KEY, e é também especializada em construção de Parceria Digitais, Ecossistemas e Transformação Digital pela INSEAD.
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